ePA für alle – Opt-out, Zugriffspflicht, Konsequenzen für Pflegedienste

25. Juni 2026 | ePA / TI / Pflege | Lesezeit: ca. 9 Minuten

Seit dem 15. Januar 2025 gilt in Deutschland die „ePA für alle". Das bedeutet: Jede gesetzlich versicherte Person erhält automatisch eine elektronische Patientenakte – es sei denn, sie widerspricht aktiv (Opt-out). Für Pflegeeinrichtungen ist der Zugriff auf die ePA seit dem 1. Juli 2025 gesetzlich verpflichtend. Wer die technischen Voraussetzungen nicht erfüllt, riskiert die Kürzung der TI-Pauschale – und ab Dezember 2026 sogar den Verlust der Abrechnungsfähigkeit. Dieser Artikel erklärt, was das Opt-out-Verfahren konkret bedeutet, welche Zugriffspflichten für ambulante und stationäre Pflegedienste gelten, mit welchen Konsequenzen bei Nichterfüllung zu rechnen ist – und wie itbuddy.care als TI-integrierte Komplettlösung den Weg in die digitale Pflege ebnet.

Was ist die „ePA für alle"? – Vom Opt-in zum Opt-out

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist der zentrale digitale Speicherort für Gesundheitsdaten. Mit dem Digitalgesetz (DigiG) hat der Gesetzgeber einen fundamentalen Systemwechsel vollzogen: Aus dem bisherigen Opt-in-Verfahren – bei dem Versicherte die ePA aktiv beantragen mussten – wurde zum 15. Januar 2025 ein Opt-out-Verfahren. Das bedeutet: Die gesetzlichen Krankenkassen legen für alle Versicherten automatisch eine ePA an. Wer das nicht möchte, muss aktiv widersprechen.

Die Zahlen sprechen für sich: Über 71 Millionen ePAs sind in der Telematikinfrastruktur (TI) registriert (Stand Juli 2025). Die wöchentlichen Zugriffe liegen bei über 44 Millionen in Spitzenwochen. Die ePA ist damit das größte Digitalisierungsprojekt im deutschen Gesundheitswesen – und sie betrifft längst nicht mehr nur Arztpraxen und Krankenhäuser, sondern zunehmend auch die Pflege.

Die Opt-out-Möglichkeiten im Detail

Das Opt-out-Verfahren ist flexibel gestaltet. Versicherte haben mehrere Widerspruchsmöglichkeiten, die sie jederzeit – auch nachträglich – ausüben können:

• Komplett-Widerspruch gegen die ePA: Die ePA wird gelöscht, es wird keine neue angelegt. Der Widerspruch kann formlos bei der Krankenkasse eingelegt werden.
• Widerspruch gegen die Befüllung: Patientinnen und Patienten können im Behandlungskontext der Speicherung von Daten widersprechen. Es gilt das „Alles-oder-Nichts-Prinzip" – ein differenzierter Widerspruch gegen einzelne Dokumente ist nicht möglich.
• Widerspruch gegen Forschungsdatennutzung: Die ePA-Daten können – pseudonymisiert – für Forschungszwecke genutzt werden. Dem kann gesamthaft oder für bestimmte Zwecke widersprochen werden.
• Zugriffssperre für einzelne Einrichtungen: Versicherte können über die ePA-App oder die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse einzelne Einrichtungen vom Zugriff ausschließen (Institutionensperre).
• Verbergen einzelner Dokumente: Bestimmte Dokumente können so markiert werden, dass sie nur für die versicherte Person selbst sichtbar sind.

Für Pflegedienste bedeutet das: Sie müssen bei jedem Patienten und jeder Patientin prüfen, ob ein Widerspruch vorliegt – und ob ihre Einrichtung möglicherweise gesperrt wurde. Der Zugriff auf die ePA erfolgt durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und gilt dann für 90 Tage.

Zugriffspflicht für Pflegeeinrichtungen – die gesetzliche Grundlage

Die Zugriffspflicht auf die ePA ist für Pflegeeinrichtungen in zwei zentralen Paragrafen des SGB V verankert:

Der Gesetzestext ist eindeutig: „Die Pflege hat bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen zu erfüllen, um den Zugriff auf die ePA und den Anschluss an die Telematikinfrastruktur umzusetzen." (§ 341 Satz 8 SGB V). Das umfasst sowohl den technischen Anschluss an die TI als auch die Fähigkeit, auf die ePA-Daten der versorgten Personen zuzugreifen und diese für die Pflege zu nutzen.

Stand der TI-Anbindung in der Pflege – die ernüchternde Realität

Die Zahlen zeigen: Die Pflegebranche hinkt bei der TI-Anbindung hinterher. Nach aktuellen Daten (Stand Juli 2025) ergibt sich folgendes Bild:

Die Diskrepanz ist alarmierend: Nur rund 14 % der Pflegeeinrichtungen haben eine vollständige TI-Anbindung mit KIM-Adresse im Verzeichnisdienst. Zwar haben deutlich mehr Einrichtungen eine SMC-B-Karte beantragt oder erhalten – aber der entscheidende Schritt zur aktiven Nutzung der TI-Anwendungen fehlt bei den meisten. Der ePA-Zugriff ist sogar noch seltener umgesetzt als die KIM-Anbindung.

Konsequenzen bei Nichterfüllung – was Pflegediensten droht

Die gesetzlichen Fristen sind verstrichen. Wer die Vorgaben nicht erfüllt, muss mit handfesten Konsequenzen rechnen:

1. Kürzung der TI-Pauschale um 50 %

Die monatliche TI-Pauschale deckt die Kosten für den Betrieb der Telematikinfrastruktur – von Konnektor-Gebühren über Kartenterminals bis zu Software-Updates. Ohne KIM-Adresse im Verzeichnisdienst (VZD) erhalten Pflegeeinrichtungen nur 50 % der TI-Pauschale. Der Eintrag im VZD – den „Gelben Seiten" des Gesundheitswesens – ist der Nachweis, dass die Einrichtung tatsächlich an die TI angeschlossen und erreichbar ist. Fehlt dieser Eintrag, wird die Pauschale halbiert.

Wichtig: Für den fehlenden ePA-Zugriff droht Pflegeeinrichtungen derzeit keine zusätzliche Kürzung der TI-Pauschale – anders als bei Arztpraxen, wo ab Oktober 2025 eine einprozentige Honorarkürzung greift. Der Grund: Die gematik hat die Rahmenbedingungen für den ePA-Zugriff in der häuslichen Pflege noch nicht vollständig spezifiziert. Das ist jedoch nur eine Übergangssituation – mittelfristig wird auch für Pflegedienste die vollständige ePA-Nutzung zur Bedingung für die volle TI-Pauschale werden.

2. Verlust der Abrechnungsfähigkeit ab Dezember 2026

Ab dem 1. Dezember 2026 ist der Versand von Abrechnungsdaten ausschließlich über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) zulässig. Papierbasierte Abrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Pflegeeinrichtungen ohne TI-Anbindung und KIM-Zugang können dann keine Leistungen mehr mit den Kostenträgern abrechnen – ein existenzielles Risiko für jeden Pflegedienst.

3. Wettbewerbsnachteile und Qualitätsverlust

Jenseits der finanziellen Sanktionen drohen weitere Nachteile:

• Medikationssicherheit: Ohne ePA-Zugriff fehlt der Überblick über die vollständige Medikation – Wechselwirkungen werden übersehen, Doppelverordnungen nicht erkannt.
• Schnittstellenverluste: Ohne KIM können Pflegedienste nicht sicher mit Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern kommunizieren. Arztbriefe, Entlassberichte und Medikationspläne bleiben unzugänglich.
• Qualitätsprüfungen: Der Medizinische Dienst (MD) wird künftig auch die TI-Anbindung und ePA-Nutzung in die Qualitätsprüfungen einbeziehen.
• Personalgewinnung: Pflegefachkräfte erwarten zunehmend digitale Arbeitsumgebungen. Wer mit Papier und Fax arbeitet, verliert im Wettbewerb um Fachkräfte.

Was Pflegedienste technisch brauchen – die 7 Komponenten

Für den Zugriff auf die ePA und den vollständigen TI-Anschluss benötigen Pflegeeinrichtungen folgende Komponenten:

Kosten und Zeitaufwand: Die Beantragung von eHBA und SMC-B über das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) dauert etwa 2–3 Monate. Die Verwaltungsgebühr beträgt 40 Euro je Karte. Die Karten sind maximal 5 Jahre gültig und müssen rechtzeitig erneuert werden. Hinzu kommen laufende Kosten für Konnektor/Gateway, VPN-Dienst und KIM-Client – diese werden über die TI-Pauschale refinanziert.

TI-Gateway vs. klassischer Konnektor – welche Architektur für Pflegedienste?

Pflegedienste stehen vor der Wahl zwischen zwei TI-Architekturen:

Für ambulante Pflegedienste ist das TI-Gateway in der Regel die bessere Wahl: Keine lokale Hardware, standortunabhängiger Zugriff – ideal für die mobile Pflege – und die Wartung übernimmt der Anbieter. Der Zero-Trust-Ansatz ist zudem die strategische Zukunftsinvestition in die TI 2.0, wie Holm Diening, Chief Security Officer bei der gematik, betont: „Der Zero-Trust-Ansatz ist eine zentrale strategische Zukunftsinvestition in die Grundarchitektur der Telematikinfrastruktur und wird gleichzeitig der Kern einer zukünftigen TI 2.0 sein."

Die 8 Schritte zur TI- und ePA-Bereitschaft

Basierend auf den Vorgaben der gematik und den Erfahrungen aus der Praxis empfehlen Expertinnen und Experten folgendes Vorgehen:

1. Pflegefachkraft mit eHBA benennen: Mindestens eine Person in der Einrichtung benötigt einen elektronischen Heilberufsausweis für digitale Signaturen und TI-Zugriff.
2. eHBA und SMC-B über das eGBR beantragen: Bearbeitungszeit ca. 2–3 Monate einplanen. Verwaltungsgebühr: 40 Euro je Karte.
3. Internetverbindung prüfen, TI-Gateway oder Konnektor wählen: Für ambulante Dienste empfiehlt sich ein cloud-basiertes TI-Gateway.
4. eHealth-Kartenterminal und VPN-Zugang beschaffen: Nur gematik-zugelassene Produkte verwenden.
5. KIM-Anbieter beauftragen, KIM-Adresse einrichten: Die KIM-Adresse muss im Verzeichnisdienst (VZD) registriert werden – sonst droht die 50-%-Kürzung der TI-Pauschale.
6. Pflegesoftware auf TI-Kompatibilität aktualisieren: ePA, eRezept, eMP und KIM müssen unterstützt werden.
7. ECC-Verschlüsselungsstandard sicherstellen: Ab 2026 verpflichtend für alle TI-Komponenten.
8. Nachweis der Inbetriebnahme einreichen: Voraussetzung für die volle TI-Pauschale.

ePA im Pflegealltag – so profitieren Pflegedienste konkret

Die ePA ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt, bringt sie handfeste Vorteile für den Pflegealltag:

Medikationssicherheit durch die elektronische Medikationsliste (eML)

Die ePA enthält die elektronische Medikationsliste (eML), die bei jedem digitalen Rezept automatisch aktualisiert wird. Pflegekräfte sehen auf einen Blick die vollständige Medikation – inklusive Wechselwirkungs-Checks. Das reduziert Medikationsfehler, die in der Pflege zu den häufigsten vermeidbaren Schadensereignissen zählen.

Sektorenübergreifende Versorgung ohne Medienbrüche

Arztbriefe, Entlassberichte aus dem Krankenhaus, Laborbefunde – all das liegt in der ePA. Pflegedienste müssen nicht mehr telefonieren, faxen oder auf dem Postweg Informationen beschaffen. Der ePA-Zugriff per eGK-Scan gewährt 90 Tage Lesezugriff – genug für die gesamte Pflegeperiode.

Bessere Pflegeplanung durch vollständige Informationen

Peter Rötzel, Leiter eines Seniorendienstes, bringt es auf den Punkt: „Umso mehr Informationen wir über den Pflegebedürftigen haben, umso zielgenauer können wir unser Leistungsangebot erstellen." Die ePA liefert das vollständige Bild – von Vorerkrankungen über Allergien bis zu aktuellen Befunden.

Digitale Verordnungen und Abrechnung

Folgeverordnungen können über KIM angefordert, E-Rezept-Tokens digital empfangen und direkt an die Apotheke weitergeleitet werden. Die Abrechnung nach SGB XI (§§ 36, 39, 45b) erfolgt bereits heute über KIM – ab Dezember 2026 ist sie sogar verpflichtend. Wer jetzt umsteigt, spart sich den Stress zum Stichtag.

itbuddy.care – die TI-integrierte Komplettlösung für Pflegedienste

Die technische Umsetzung der TI-Anbindung und ePA-Integration ist komplex. Genau hier setzt itbuddy.care an – die digitale Komplettlösung, die speziell für Pflegedienste, Pflegeheime und Tagespflegen entwickelt wurde:

• TI-Integration aus einer Hand: itbuddy.care bringt alle TI-Komponenten – von SMC-B über Konnektor/Gateway bis KIM – in einer integrierten Lösung zusammen. Kein Suchen nach Einzelanbietern, keine Schnittstellenprobleme.
• Mobiler ePA-Zugriff: Pflegekräfte greifen direkt am Point of Care – also bei den Patientinnen und Patienten zu Hause – auf die ePA zu. Per eGK-Scan werden Medikationsliste, Befunde und Arztbriefe in Echtzeit abgerufen.
• KIM-Integration für Abrechnung und Kommunikation: Die KIM-Anbindung ist nahtlos in die Pflegesoftware integriert. Abrechnungen, Arztkommunikation und Verordnungsmanagement laufen über einen Kanal.
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren: Alle Daten bleiben in Deutschland – verschlüsselt und nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt.
• Automatische Updates: itbuddy.care hält alle TI-Komponenten automatisch auf dem aktuellen Stand – inklusive ECC-Umstellung und neuer gematik-Spezifikationen.

Das Besondere: itbuddy.care ist keine Einzellösung, sondern eine Plattform, die TI-Anbindung, mobile Pflegedokumentation, Tourenplanung und Abrechnung in einem System vereint. Pflegedienste müssen sich nicht mit verschiedenen Anbietern und Schnittstellen herumschlagen – sie bekommen alles aus einer Hand.

Fazit: Jetzt handeln, bevor es teuer wird

Die „ePA für alle" ist kein Zukunftsszenario – sie ist Realität. Drei Dinge sollten sich Pflegedienstleitungen klarmachen:

• Die Fristen sind abgelaufen: Seit dem 1. Juli 2025 ist die TI-Anbindung für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend. Wer noch nicht angeschlossen ist, riskiert bereits heute die 50-%-Kürzung der TI-Pauschale.
• Der nächste Stichtag kommt bestimmt: Ab dem 1. Dezember 2026 ist die papierbasierte Abrechnung Geschichte. Ohne KIM-Anbindung können Pflegedienste keine Leistungen mehr abrechnen – ein existenzielles Risiko.
• Die ePA ist eine Chance, keine Last: Vollständige Medikationsdaten, direkter Zugriff auf Arztbriefe und Befunde, digitale Verordnungen – die ePA macht die Pflege sicherer, effizienter und attraktiver für Fachkräfte.

Die gute Nachricht: Mit einer TI-integrierten Lösung wie itbuddy.care ist der Umstieg kein technisches Abenteuer, sondern ein planbarer Schritt. Wer jetzt handelt, sichert nicht nur die volle TI-Pauschale und die Abrechnungsfähigkeit – sondern positioniert seinen Pflegedienst als modernen, digitalen Arbeitgeber in einem hart umkämpften Markt.

Quellen

1. gematik: ePA für alle – FAQ für Leistungserbringende und ihre Einrichtungen
2. gematik: TI-Atlas 2025 – Digitalisierung im Gesundheitswesen auf einen Blick
3. Dexter Health: Telematikinfrastruktur (TI) in der Pflege – Was Einrichtungen 2026 wissen müssen (21.01.2026)
4. CGM Magazin: Statusupdate ePA in der Pflege – Wo steht die Pflege in Sachen ePA? (Thorsten Blocher, Juli 2025)
5. Leben Pflege Digital: Sind Sie TI-ready? – Anleitung zur TI-Anbindung für Pflegeeinrichtungen
6. AOK: ePA für alle ab 2025 – Informationen für Leistungserbringer
7. vdek: Opt-out (elektronische Patientenakte) – Glossar Gesundheitswesen
8. opt-out-info.de: Informationen zum Opt-Out-Verfahren der elektronischen Patientenakte (ePA)
9. APOTHEKE ADHOC: ePA – Kürzungen der TI-Pauschale drohen
10. DBfK: ePA – Zentral für sektorenübergreifende Versorgung (Pressemitteilung 2025)