Der Countdown läuft. Ab dem 1. Dezember 2026 ist Schluss mit Papierabrechnungen in der Pflege. Ab diesem Stichtag müssen sämtliche Abrechnungsdaten, rechnungsbegründenden Unterlagen und Leistungsnachweise vollelektronisch über die Telematikinfrastruktur (TI) und den KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) an die Pflegekassen übermittelt werden. Wer dann noch mit Papier arbeitet, kann Leistungen nach § 105 SGB XI schlicht nicht mehr abrechnen. Das ist keine Empfehlung – das ist eine harte Abrechnungssperre mit existenziellen Folgen.

Was sich konkret ändert

Die elektronische Abrechnung löst einen Prozess ab, der in vielen Pflegeeinrichtungen noch immer so abläuft: Die Pflegekraft kommt zum Klienten, erbringt die Leistung, lässt einen Papierzettel unterschreiben. Der Zettel geht zurück ins Büro, wird manuell in die Abrechnungssoftware eingetippt und schließlich an die Pflegekasse geschickt. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt Fehlerrisiken.

Ab Dezember 2026 sieht der Prozess anders aus: Die Pflegekraft meldet sich mit ihrer Beschäftigtennummer am Tablet an, dokumentiert die erbrachten Leistungen direkt vor Ort, der Klient bestätigt digital – und die Daten werden verschlüsselt über den KIM-Dienst an die Pflegekasse übermittelt. Kein Medienbruch, keine doppelte Erfassung, keine verlorenen Zettel.

Welche Leistungen sind betroffen?

Die vollelektronische Abrechnungspflicht nach § 105 SGB XI betrifft in der ersten Phase insbesondere:

• Pflegesachleistungen nach § 36 SGB XI
• Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI
• Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45b SGB XI (Entlastungsleistungen)

Die AOK stellt in ihrer Zeitschiene klar: „Zukünftig werden sämtliche Bestandteile der Abrechnung elektronisch an die Pflegekassen übertragen – Abrechnungsdaten, rechnungsbegründende Unterlagen und Leistungsnachweise." Papierform soll vollständig abgelöst werden.

Die technischen Voraussetzungen

Damit die elektronische Abrechnung funktioniert, braucht Ihre Einrichtung mehrere Komponenten, die nahtlos zusammenspielen müssen:

1. Telematikinfrastruktur (TI)

Die TI ist das sichere Netz zur digitalen sektorenübergreifenden Vernetzung im Gesundheitswesen. Seit Juli 2025 ist die Anbindung für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend. Ohne TI-Anbindung ist die elektronische Abrechnung technisch nicht möglich.

2. KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen)

KIM ist der verschlüsselte E-Mail-Dienst der TI, über den Abrechnungsdaten sicher an die Pflegekassen übermittelt werden. Die gematik stellt klar: „Ab dem 01.12.26 ist der Versand für die Abrechnung ausschließlich über KIM möglich." Sie benötigen einen KIM-Anbieter und eine eigene KIM-Adresse für Ihre Einrichtung.

3. SMC-B-Karte und eHBA

Die SMC-B (Security Module Card Typ B) ist die Institutionskarte Ihrer Einrichtung. Der eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) wird für digitale Signaturen durch die verantwortliche Pflegefachkraft benötigt. Beide Karten werden über die elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) beantragt. Die Verwaltungsgebühr beträgt je 40 Euro. Wichtig: Die Karten sind nur fünf Jahre gültig und müssen rechtzeitig erneuert werden.

4. E-Health-Kartenterminal und VPN-Zugang

Zum Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) benötigen Sie ein BSI-zertifiziertes Kartenterminal (z. B. Cherry ST-1506). Dazu kommt ein verschlüsselter VPN-Zugang für die sichere Verbindung zur TI.

5. Kompatible Pflegesoftware mit eLNW-Modul

Ihre Pflegesoftware muss TI-kompatibel sein und ein Modul für den elektronischen Leistungsnachweis (eLNW) unterstützen. Die großen Anbieter wie MediFoxDan, CuraSoft und Vivendi haben entsprechende Module angekündigt oder bereits verfügbar. Prüfen Sie den konkreten Release-Stand bei Ihrem Anbieter – und ob das Modul im bestehenden Vertrag enthalten ist oder zusätzlich kostet.

Bis zu 12.000 Euro Förderung – jetzt beantragen

Der Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI ist einer der am wenigsten genutzten Fördertöpfe in der Pflege – dabei ist er genau für diese Umstellung gedacht. Pflegeeinrichtungen erhalten eine Erstattung von 40 Prozent der Investitionskosten, maximal 12.000 Euro pro Einrichtung.

Förderfähig sind:

• Pflegesoftware und eLNW-Module
• Tablets und mobile Endgeräte für den Außendienst
• WLAN-Ausbau und Server-Infrastruktur
• Mitarbeiter-Schulungen zur digitalen Dokumentation
• KIM-Dienst-Integration und TI-Komponenten

Wichtig: Der Förderantrag kann bereits vor Abschluss der Investition gestellt werden. Warten Sie nicht, bis alles installiert ist – beantragen Sie die Förderung jetzt.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen?

Die Konsequenzen sind eindeutig: Ohne elektronische Abrechnung keine Vergütung. Pflegeleistungen nach § 105 SGB XI – darunter Pflegesachleistungen, Verhinderungspflege und Entlastungsleistungen – können ab dem 1. Dezember 2026 nicht mehr abgerechnet werden, wenn sie nicht vollelektronisch über TI und KIM übermittelt werden. Für Pflegedienste und Pflegeheime, deren wirtschaftliche Grundlage diese Leistungen sind, ist das eine existenzielle Frist.

Hinzu kommt: Wer die TI-Anbindung nicht vollständig umsetzt, riskiert auch den Verlust der TI-Pauschale. Fehlt eine der verpflichtenden Anwendungen (ePA, KIM, eMP, eRezept), wird die Pauschale halbiert. Fehlen mehrere, entfällt sie vollständig.

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten

Die Umstellung auf die vollelektronische Abrechnung ist kein rein technisches Projekt – sie verändert Arbeitsabläufe, erfordert Schulungen und braucht Vorlaufzeit. Die Erfahrung aus der TI-Anbindung 2025 zeigt: Wer früh beginnt, vermeidet Engpässe bei der Kartenbeantragung, Engpässe bei IT-Dienstleistern und vor allem Stress in der heißen Phase.

Die gute Nachricht: Mit dem Digitalisierungszuschuss steht eine substanzielle Förderung bereit, die einen großen Teil der Investitionskosten abdeckt. Und mit einem erfahrenen IT-Partner an Ihrer Seite, der die spezifischen Anforderungen des Gesundheitswesens kennt, wird aus der Pflichtaufgabe eine Chance – für effizientere Prozesse, weniger Papierkram und mehr Zeit für das, worauf es ankommt: die Pflege Ihrer Klientinnen und Klienten.